Tips buat Panitia Workshop Penulisan

Tips buat Panitia Workshop Penulisan

Untuk menjadi Event Organizer (EO) atau panitia workshop/pelatihan/Panitia seminar, Anda tak perlu memiliki organisasi yang berbadan hukum. Kalau punya badan hukum memang bagus, tapi itu bukan keharusan.

Anda punya komunitas penulis? Organisasi remaja masjid? Karang Taruna? OSIS? Atau organisasi lainnya? Itu bisa Anda gunakan sebagai EO seminar.

Bahkan, bila Anda tidak punya komunitas atau organisasi apapun, tetap tidak masalah. Anda masih punya kesempatan yang besar untuk membentuk EO dan bermitra dengan kami.

Berikut adalah beberapa tips dari kami, yang semoga bermanfaat bagi Anda.

1. Tim panitia tidak perlu banyak-banyak. Jangan terbawa-bawa kebiasaan para mahasiswa yang suka membuat susunan kepanitiaan yang sangat GEMUK. Ketua saja sampai empat orang. Ada ketua umum, lalu ketua harian tiga orang. Ada sekretaris dan wakil sekretaris. Dan seterusnya. HM… JANGAN SEPERTI ITU! Ketika PenulisLepas.com mengadakan Workshop Penulisan di Hotel Sofyan Tebet tanggal 8 September 2007 lalu, panitianya hanya 3 orang. Ya, benar-benar tiga orang! Jadi, buatlah kepanitiaan dengan jumlah anggota yang seminim mungkin. Yang penting semuanya mau bekerja, punya pengalaman dalam kepanitiaan, dan punya komitmen yang tinggi. Setelah itu, buatlah pembagian tugas yang jelas sehingga tugas-tugas bisa terlaksana dengan lancar.
2. Sponsorship tidak harus dalam bentuk uang. Banyak perusahaan yang tak mau memberi bantuan uang, tapi mereka mau memberikan bantuan dalam bentuk lain. Misalnya: mereka menyediakan spanduk. Atau, mungkin ada Harian Lokal yang bisa memberikan tiket buat pembicara dari luar kota. Atau, ada Majalah yang mau memberikan jatah iklan/publikasi gratis. Nah, bila Anda mendapatkan sponsor-sponsor seperti ini, secara tidak langsung Anda menghemat pengeluaran panitia, bukan? Karena itu, buatlah berbagai macam alternatif dalam pengajuan sponsorship. Jangan hanya berfokus pada sponsorship dalam bentuk uang.
3. Sebelum Anda mempublikasikan kegiatan tersebut kepada publik, pastikan bahwa ketiga hal berikut sudah beres:
   1. Pembicara seminar. Nama-nama pembicara harus sudah fix. Anda harus sudah menghubungi mereka, dan mereka sudah menyatakan kesanggupan untuk hadir.
   2. Gedung. Sejak awal, anda harus sudah membooking gedung yang akan digunakan sebagai lokasi kegiatan. Urusan gedung ini sangat penting. Karena itu, jangan mempublikasikan kegiatan anda sebelum urusan gedung ini beres.
   3. Media publikasi. Panitia harus sudah menjalin kerjasama dengan media (misalnya majalah atau koran) yang akan memuat publikasi kegiatan Anda. Jangan sampai terjadi: Acara sudah dipublikasikan, tapi anda masih sibuk mencari sponsorship dari media cetak yang mau membantu mempublikasikan kegiatan anda. Contoh kasus: Harian Republika hanya mau menerima sponsorhip publikasi bila sudah diajukan sejak sebulan sebelum hari H. Jadi, masalah media publikasi ini harus benar-benar sudah fix sebelum kegiatan anda dipublikasikan ke khalayak ramai. Bahkan bila anda memutuskan untuk membayar iklan publikasi di media tertentu, sejak awal anda sudah merencanakannya dengan baik.
   4. Topik seminar harus jelas, contoh seminar pendidikan, seminar teknologi dll
   5. kegiatan seminar pun harus jelas untuk apa acara seminar ini diadakan, apa untuk pengenalan akan sesuatu atau menggalang dana atau juga yang lain.