Mempersiapkan Acara ala Event Organizer

Salah satu penunjang sukses tidaknya sebuah acara adalah persiapan yang matang. Persiapan acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Oleh karena itu, persiapan yang matang jauh hari sebelum hari H, sangat membantu suksesnya sebuah kegiatan.

Menurut salah seorang direktur perusahaan event organizer, "paling tidak persiapan untuk membuat suatu acara membutuhkan waktu maksimal enam bulan sebelum acara dilakukan. Dengan begitu, acara yang akan dibuat dapat berjalan sesuai rencana. Atau paling tidak, tiga bulan sebelum jadwal acara tersebut dilaksanakan. Walaupun sebenarnya satu minggu sebelum acara, sebenarnya suatu acara masih bisa dilaksanakan.

Acara yang sudah dipersiapkan sejak jauh hari, pasti lebih baik jika dibandingkan persiapan satu bulan. Sebuah perusahaan event organizer akan lebih merasa puas jika jauh-jauh hari acara sudah dipersiapkan. Karena untuk membuat suatu konsep yang sesuai dengan tema acara itu membutuhkan waktu.

Jangka waktu yang cukup, memang dibutuhkan untuk mempersiapkan konsep acara yang benar-benar matang sesuai dengan tema. Dalam konsep inilah segala sesuatunya dipersiapkan, mulai dari pemilihan tempat acara, peralatan yang harus digunakan, konsumsi, kostum dan segala sesuatu yang berhubungan dengan acara tersebut.

Meskipun begitu, menurut pihak-pihak yang berkecimpung dalam dunia event organizer, waktu masih bisa disiasati. Sebenarnya mau waktu lima hari ataupun seminggu tidak masalah jika punya kru yang selalu standby.

Dalam membuat acara dibutuhkan konsep yang baik. Maka ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara. Untuk masalah konsep, kita bisa membagi menjadi tiga. Yakni konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga pihak kita tinggal melaksanakan saja.

Kemudian semua konsep acara kita sendiri yang membuatnya, baru dijelaskan kepada mereka (perusahaan). Dan yang terakhir adalah kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.

Sebenarnya EO melihat berapa besar budget untuk mengadakan suatu acara dari perusahaan, karena besarnya budget perusahaan juga menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, kita juga bisa membuat acara yang besar. Artinya, semua tergantung dengan berapa besarnya budget yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Dalam melaksanakan acara, tujuan yang utama adalah kita ingin memuaskan klien kita. Tentu saja harus profesional, karena kendali acara ada pada kita. Maka dari itu harus dilakukan secara profesional.