Merintis Bisnis Event Organizer

Berkecimpung di dunia Event Organizer memang merupakan kenikmatan tersendiri. Meskipun seringkali kita merasa sangat kelelahan, namun di balik itu tersimpan rasa bangga dan gembira. Rasa bangga ketika event yang kita selenggarakan sukses dan sesuai harapan serta gembira karena dapat bekerja sama dengan tim yang menyenangkan.

Tapi ada beberapa hal utama yang perlu kita perhitungkan sebelum kita memutuskan terjun di dunia bisnis Event Organizer, antara lain :
1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event.
2. Ide kreatif dan inovatif.
3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.
4. Modal usaha Event Organizer yang cukup.
5. Tim yang solid dan loyal.
Walaupun terlihat sangat sederhana namun sebenarnya lima poin diatas merupakan hal-hal yang cukup berat. Kebanyakan orang mengatakan bahwa bisnis di dunia Event Organizer itu mudah, tapi belum tentu. Banyak sekali rintangan yang harus kita hadapi dan tentunya ini tidak ringan. Belum lagi jika dibandingkan dengan daftar event organizer lain yang semakin menjamur. Tapi sebenarnya kuncinya terletak di ketekunan dan kerja keras, itulah modal paling utama yang harus kita miliki.

Berikut lima poin di atas agar kita bisa benar-benar memahami poin-poin penting dalam merintis bisnis EO sehingga dapat terhindar dari halangan atau jebakan yang sangat mungkin terjadi dan untuk bersaing dengan jasa event organizer lain.

1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event.
Disadari atau tidak, sebenarnya bekal yang kita miliki sebagai pengelola event sudah kita mulai sejak kita sekolah. Kepanitiaan yang kita ikuti pada waktu itu bisa dijadikan bekal pengalaman yang cukup. Paling tidak, kita sudah mengetahui prosedur mengelola suatu kegiatan dari penyusunan proposal sampai eksekusi di lapangan (manajemen acara)

2. Ide kreatif dan inovatif.
Ingat, bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Namun, kreatifitas memang tidak harus selalu orisinil, mengembangkan sebuah ide yang sudah adapun bukan menjadi masalah. Justru itulah yang disebut inovasi.

3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.
Dukungan relasi bisnis, baik itu klien ataupun sponsor, merupakan kunci dari sukses tidaknya acara yang kita selenggarakan. Sebelum memutuskan terjun ke dunia bisnis EO, kita harus melihat kembali apakah kita memiliki jaringan bisnis yang kuat atau tidak? Karena merekalah yang nantinya akan membeli atau membiayai ide-ide kreatif kita. Apabila kita tidak memiliki jaringan bisnis, sebenarnya bukan menjadi masalah besar. Tentunya dengan membangun kepercayaan terhadap EO kita, jaringan bisnis itu akan terbentuk dengan sendirinya. Tapi perlu diingat bahwa EO kita tidak akan berkembang secepat apabila kita telah memiliki jaringan bisnis sebelumnya.

4. Modal usaha yang cukup.
Seperti yang pernah saya bahas sebelumnya, bahwa dalam memulai sebuah usaha, mutlak dibutuhkan modal. Untuk bisnis EO, kita perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat kantor, biaya telekomunikasi, biaya persiapan event (sewa alat musik, sound system, dll), dan lain-lain. Untuk memenuhi beberapa hal tersebut tentunya tidak cukup dengan selembar dua lembar uang rupiah. Cukup besar memang, kalau kita tidak mempunyai cukup banyak modal finansial, kita bisa mencari investor.

5. Tim yang solid dan loyal.
EO adalah tim, dan menemukan tim yang solid itu tidak mudah. Apalagi begitu banyak kegiatan event organizer. Mengambil tim baru untuk EO yang baru dibentuk sama sekali tidak saya sarankan. Sebaiknya dalam mendirikan sebuah EO, kita mengajak beberapa rekan kita yang sudah lama bekerja sama dengan kita dan terbukti soliditas dan loyalitasnya. Banyak sekali hal-hal yang menjadi rawan konflik selama persiapan event. Jauh lebih mudah untuk bisa saling memahami masalah di antara tim apabila bekerja bersama rekan sendiri dari pada dengan orang yang baru kita kenal supaya masalah-masalah yang terjadi tidak merambat menjadi masalah besar yang berdampak buruk terhadap keberlangsungan perusahaan.

Semua kembali lagi kepada anda, apakah anda sudah benar-benar siap terjun ke lembah berduri di dunia bisnis EO? Siapkah kita bersaing dengan event organizer Jakarta atau bahkan event organizer Indonesia yang lain??

Selamat merintis bisnis event organizer.

Mempersiapkan Acara ala Event Organizer

Salah satu penunjang sukses tidaknya sebuah acara adalah persiapan yang matang. Persiapan acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Oleh karena itu, persiapan yang matang jauh hari sebelum hari H, sangat membantu suksesnya sebuah kegiatan.

Menurut salah seorang direktur perusahaan event organizer, "paling tidak persiapan untuk membuat suatu acara membutuhkan waktu maksimal enam bulan sebelum acara dilakukan. Dengan begitu, acara yang akan dibuat dapat berjalan sesuai rencana. Atau paling tidak, tiga bulan sebelum jadwal acara tersebut dilaksanakan. Walaupun sebenarnya satu minggu sebelum acara, sebenarnya suatu acara masih bisa dilaksanakan.

Acara yang sudah dipersiapkan sejak jauh hari, pasti lebih baik jika dibandingkan persiapan satu bulan. Sebuah perusahaan event organizer akan lebih merasa puas jika jauh-jauh hari acara sudah dipersiapkan. Karena untuk membuat suatu konsep yang sesuai dengan tema acara itu membutuhkan waktu.

Jangka waktu yang cukup, memang dibutuhkan untuk mempersiapkan konsep acara yang benar-benar matang sesuai dengan tema. Dalam konsep inilah segala sesuatunya dipersiapkan, mulai dari pemilihan tempat acara, peralatan yang harus digunakan, konsumsi, kostum dan segala sesuatu yang berhubungan dengan acara tersebut.

Meskipun begitu, menurut pihak-pihak yang berkecimpung dalam dunia event organizer, waktu masih bisa disiasati. Sebenarnya mau waktu lima hari ataupun seminggu tidak masalah jika punya kru yang selalu standby.

Dalam membuat acara dibutuhkan konsep yang baik. Maka ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara. Untuk masalah konsep, kita bisa membagi menjadi tiga. Yakni konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga pihak kita tinggal melaksanakan saja.

Kemudian semua konsep acara kita sendiri yang membuatnya, baru dijelaskan kepada mereka (perusahaan). Dan yang terakhir adalah kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.

Sebenarnya EO melihat berapa besar budget untuk mengadakan suatu acara dari perusahaan, karena besarnya budget perusahaan juga menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, kita juga bisa membuat acara yang besar. Artinya, semua tergantung dengan berapa besarnya budget yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Dalam melaksanakan acara, tujuan yang utama adalah kita ingin memuaskan klien kita. Tentu saja harus profesional, karena kendali acara ada pada kita. Maka dari itu harus dilakukan secara profesional.

Merintis Bisnis Event Organizer

Berkecimpung di dunia Event Organizer memang merupakan kenikmatan tersendiri. Meskipun seringkali kita merasa sangat kelelahan, namun di balik itu tersimpan rasa bangga dan gembira. Rasa bangga ketika event yang kita selenggarakan sukses dan sesuai harapan serta gembira karena dapat bekerja sama dengan tim yang menyenangkan.

Tapi ada beberapa hal utama yang perlu kita perhitungkan sebelum kita memutuskan terjun di dunia bisnis Event Organizer, antara lain :

1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event2. Ide kreatif dan inovatif.
3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.
4. Modal usaha yang cukup.
5. Tim yang solid dan loyal.

Walaupun terlihat sangat sederhana namun sebenarnya lima poin di atas merupakan hal-hal yang cukup berat. Kebanyakan orang mengatakan bahwa bisnis di dunia EO itu mudah, tapi belum tentu. Banyak sekali rintangan yang harus kita hadapi dan tentunya ini tidak ringan. Tapi sebenarnya kuncinya terletak di ketekunan dan kerja keras, itulah modal paling utama yang harus kita miliki.

Berikut uraian lima poin di atas agar kita bisa benar-benar memahami poin-poin penting dalam merintis bisnis EO sehingga dapat terhindar dari halangan atau jebakan yang sangat mungkin terjadi.

1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event.

Disadari atau tidak, sebenarnya bekal yang kita miliki sebagai pengelola event sudah kita mulai sejak kita sekolah. Kepanitiaan yang kita ikuti pada waktu itu bisa dijadikan bekal pengalaman yang cukup. Paling tidak, kita sudah mengetahui prosedur mengelola suatu kegiatan dari penyusunan proposal sampai eksekusi di lapangan.

2. Ide kreatif dan inovatif.

Ingat, bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Namun, kreatifitas memang tidak harus selalu orisinil, mengembangkan sebuah ide yang sudah adapun bukan menjadi masalah. Justru itulah yang disebut inovasi.

3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.

Dukungan relasi bisnis, baik itu klien ataupun sponsor, merupakan kunci dari sukses tidaknya acara yang kita selenggarakan. Sebelum memutuskan terjun ke dunia bisnis EO, kita harus melihat kembali apakah kita memiliki jaringan bisnis yang kuat atau tidak? Karena merekalah yang nantinya akan membeli atau membiayai ide-ide kreatif kita. Apabila kita tidak memiliki jaringan bisnis, sebenarnya bukan menjadi masalah besar. Tentunya dengan membangun kepercayaan terhadap EO kita, jaringan bisnis itu akan terbentuk dengan sendirinya. Tapi perlu diingat bahwa EO kita tidak akan berkembang secepat apabila kita telah memiliki jaringan bisnis sebelumnya.

4. Modal usaha yang cukup.

Seperti yang pernah dibahas sebelumnya, bahwa dalam memulai sebuah usaha, mutlak dibutuhkan modal. Untuk usaha event organizer, kita perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat kantor, biaya telekomunikasi, biaya persiapan event, dan lain-lain. Untuk memenuhi beberapa hal tersebut tentunya tidak cukup dengan selembar dua lembar uang rupiah. Cukup besar memang, kalau kita tidak mempunyai cukup banyak modal finansial, kita bisa mencari investor.

5. Tim yang solid dan loyal.

EO adalah tim, dan menemukan tim yang solid itu tidak mudah. Mengambil tim baru untuk EO yang baru dibentuk sama sekali tidak saya sarankan. Sebaiknya dalam mendirikan sebuah perusahaan event organizer, kita mengajak beberapa rekan kita yang sudah lama bekerja sama dengan kita dan terbukti soliditas dan loyalitasnya. Banyak sekali hal-hal yang menjadi rawan konflik selama persiapan event. Jauh lebih mudah untuk bisa saling memahami masalah di antara tim apabila bekerja bersama rekan sendiri dari pada dengan orang yang baru kita kenal supaya masalah-masalah yang terjadi tidak merambat menjadi masalah besar yang berdampak buruk terhadap keberlangsungan perusahaan.

Semua kembali lagi kepada anda, apakah anda sudah benar-benar siap terjun ke lembah berduri di dunia bisnis EO?

Selamat merintis bisnis event organizer.

Memulai Bisnis Event Organizer

Seiring dengan booming acara pameran, saat ini marak bermunculan perusahaan yang menawarkan jasa event organizer. Event organizer sendiri adalah bisnis yang menawarkan jasa penyelenggaraan acara. Acara yang dimaksud seperti antara lain pameran, perlombaan, festival, konser musik, pesta perkawinan, pesta ulang tahun, dan lain-lain. Tentu saja peluang untuk bisnis ini cukup cerah melihat kegiatan orang-orang zaman sekarang yang ingin serba instan dan tidak mau repot dengan urusan-urusan yang rumit.

Apapun bentuk bisnis yang kita lakukan tentu harus didasari dengan keyakinan bahwa kita mampu membawa usaha event organizer kita ini ke puncak kesuksesan, sehingga dengan keyakinan tersebut tidak lagi memikirkan siapa pesaing perusahaan event organizer kita, selama mau untu ACTION tentu saja ada kesempatan yang dapat kita buat agar kita sukses.

Faktor-faktor yang dipersiapkan dalam memulai mendirikan Event Organizer (EO):
I. Tempat.

Apakah harus menyewa tempat atau bisa dijalankan dari rumah? Anda mungkin akan keluar jauh lebih banyak uang jika harus menyewa tempat sendiri sebagai alamat event organizer, padahal mungkin Anda tidak menggunakan kantor setiap hari. Anda mungkin akan lebih sering mengunjungi klien di luar kantor. Karena itu jika dana Anda terbatas bisa dipertimbangkan untuk berkantor di rumah.
II. Modal.

Sediakanlah modal yang cukup untuk keperluan sebagai berikut:
1. Modal awal membuka usaha (perijinan, inventaris kantor seperti komputer, handset telpon, meja kursi, kendaraan)
2. Modal kerja untuk membayar biaya operasional selama perusahaan belum menghasilkan keuntungan. Biaya operasional antara lain listrik, telpon, gaji karyawan, kas kecil, dan lain-lain. Siapkanlah modal kerja minimal 6 s/d 12 bulan, atau jika Anda optimis bisa disiapkan 3 bulan saja
3. Adapun pajak bisa dipotong dari laba kotor, sehingga laba bersih menjadi milik perusahaan. Untuk mengetahui apakah bisnis Anda laba atau rugi tentunya Anda harus membuat laporan Laba Rugi secara rutin tiap bulan.

III. Rencana pengendalian keuangan:
1. Proyeksi laba rugi, arus kas, dan Neraca sampai dengan minimal 1 tahun atau sampai dengan 3 tahun ke depan. Tujuannya adalah agar dengan menetapkan target pemasukan (omzet) pada laporan Laba Rugi, Anda bisa memperkirakan dari pemakaian modal pada laporan arus kas kapan bisa break even. Kemudian melihat perkembangan harta kekayaan perusahaan di laporan Neraca
2. Menyelenggarakan administrasi usaha secara tertib dengan melakukan pembukuan secara rutin. Misalnya dengan membuat buku kas harian dan buku kas bulanan.

IV. Strategi Pemasaran:
1. Buatlah strategi penetapan harga fee yang kompetitif atas pemakaian jasa Anda
2. Tetapkanlah siapa target market bisnis event organizer Anda
3. Jasa apa saja yang ditawarkan event organizer Anda
4. Buatlah strategi promosi yang ampuh dan mudah dijalankan, agar event organizer Anda cepat dikenal orang.