Merancang Acara Outing / Acara Family Gathering untuk Perusahaan

Jangan percaya kalau ada yang bilang, karyawan di perusahaan kecil tidak perlu outing. Justru sebaliknya, outing bagi karyawan perusahaan kecil bisa dirancang dengan seefisien dan seefektif mungkin, sehingga hasilnya pun (terhadap peningkatan kinerja) bisa dirasakan optimal.

Mempersiapkan Outing

Lupakan perusahaan-perusahaan penyedia jasa penyelenggara outing / jasa penyelenggara gathering. Anda tidak memerlukannya, sebab Anda bisa merancang sendiri outing yang sesuai dengan keinginan seluruh karyawan. Yang pertama perlu dilakukan hanyalah membentuk semacam panitia kecil --atau, kalau kata panitia terlalu menyeramkan, bentuklah tim yang terdiri atas 2-3 orang. Tugas tim ini meyakinkan atasan untuk menyetujui diadakannya outing bagi karyawan.

Biasanya, bos akan segera meminta proposal anggaran yang reasonable. Bila hal itu terjadi, tim kecil segera menindaklanjuti dengan mengajak bicara seluruh karyawan untuk menentukan lokasi tujuan outing. Lakukan polling kecil-kecilan, bisa lewat email atau mendatangi satu per satu karyawan untuk dimintai pendapatnya. Suara terbanyak berhak mendapat prioritas pertimbangan. Bila pilihan jatuh pada lokasi di luar kota, hendaknya jangan terlalu jauh untuk menghemat biaya dan tenaga. Pilihlah lokasi dengan jarak tempuh tak lebih dari 3 jam perjalanan.

Persiapan Selanjutnya

Untuk memudahkan perencanaan anggaran, perlu dirancang secara detail alur outing setelah menentukan lokasi

1. Tentukan lamanya waktu outing / family gathering. Sebaiknya jangan sampai lebih dari sehari semalam. Pilih Jumat sore sebagai hari keberangkatan, sehingga Sabtu sore sudah kembali. Dengan jadwal semacam itu, hari Minggu masih bisa istirahat di rumah untuk memulihkan kelelahan, sehingga Senin-nya kembali ke kantor dengan energi yang segar dan semangat baru.

2. Buatlah urut-urutan acara outing / acara gathering . Misalnya, makan malam bersama, malam api unggun, olahraga pagi dan belanja. Hindari acara-acara yang bersifat terlalu teknis, yang justru membuat peserta bosan. Hindari pula acara yang terkesan serius dan formal.

3. Carilah penginapan yang murah. Dalam hal ini, vila atau bungalow lebih dipertimbangkan ketimbang hotel. Agar outing lebih meriah dan mengesankan, rancang secara khusus acara makan malam di tempat lain di luar penginapan.

4. Pesan sarana transportasi sejak jauh hari. Sesuaikan dengan jumlah peserta untuk memilih antara bus atau minibus sebagai angkutan.

Selama Outing

1. Ciptakan sebanyak mungkin suasana yang bisa mempertinggi keakraban dan kebersamaan. Misalnya, karaoke selama di perjalanan dalam bus. Atau, buatlah kuis santai untuk dijawab para peserta, dengan pertanyaan-pertanyaan seputar karyawan dan lingkungan perusahaan. Seperti, "Siapa karyawan yang selalu datang paling pagi?"; "Siapa karyawan yang sering mencari tumpangan ketika pulang?" yang sifatnya lucu-lucuan saja.

2. Bagi pihak perusahaan, ada baiknya memberi kejutan-kejutan kecil di tengah outing, misalnya mengumumkan kenaikan jabatan karyawan tertentu, atau mengabarkan bahwa keuntungan perusahaan dalam semester terakhir meningkat. Jika mampu dan memungkinkan, bahkan perusahaan bisa membagi-bagikan uang tunai ("Jangan dilihat jumlahnya, tapi semangatnya!") untuk belanja oleh-oleh.

3. Jangan membicarakan masalah pekerjaan, urusan proyek yang belum selesai, prospek klien baru dan semacamnya.

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan:

1. Utamakan selalu kebersamaan selama outing. Peserta harus selalu diabsen dan jika ada yang mau memisahkan dari rombongan wajib lapor terlebih dahulu pada tim atau orang yang telah dipilih sebagai "ketua panitia" atau kepala rombongan.

2. Setiap ada sesuatu yang di luar jadwal atau rencana, hendaknya dimusyawarahkan. Setiap keputusan sejauh mungkin diambil dengan melibatkan semua peserta.

3. Usahakan setiap tahap acara yang telah dirancang berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan, sehingga seluruh rangkaian outing bisa selesai sesuai jadwal.

4. Buatlah keseluruhan acara outing sebagai kesempatan untuk bersenang-senang.

Apabila anda tidak ada waktu dan mempunyai biaya yang lebih, anda juga dapat menggunakan jasa event orgainzer untuk menghandel acara gathering anda, karena biasanya event organizer akan menyediakan paket - paket untuk menyusun acara yang akan anda buat.

http://www.portalhr.com/

Paket, Lepasan atau dengan Wedding Organizer?

Mempersiapkan acara resepsi pernikahan membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit. Hal ini dirasakan bagi mereka yang tinggal di kota metropolitan seperti Jakarta. Kesibukan dalam bekerja dan aktivitas lainnya seringkali menjadi prioritas utama sehingga hanya sedikit waktu yang tersisa untuk keperluan pribadi anda seperti mempersiapkan acara pernikahan.


Secara umum ada tiga cara yang dilakukan masyarakat Indonesia, terutama di daerah perkotaan, dalam mempersiapkan acara resepsi pernikahan, yaitu: menggunakan paket pernikahan, sistim lepasan, atau menggunakan jasa Wedding Organizer.

Paket Pernikahan
Image Paket Pernikahan sering digunakan oleh sebagian masyarakat karena sangat praktis dan ekonomis. Paket ini biasanya banyak ditawarkan oleh vendor-vendor katering disamping memasarkan jasa kateringnya. Harganya bisa beragam tergantung isi yang ditawarkan. Paket dirasakan mudah karena pelanggan hanya cukup menghubungi satu vendor utama (biasanya dari katering) sebagai perantara kepada vendor-vendor yang lain. Namun demikian sistim paket memiliki banyak batasan, antara lain: lokasi gedung, jumlah dan jenis menu katering, kelengkapan pelaminan/dekorasi dan fasilitas dokumentasi. Anda tidak memiliki kebebasan untuk memodifikasi atau merubah paket tersebut, kalaupun bisa anda akan dikenakan harga-harga tambahan yang cukup mahal. Secara keseluruhan sistim ini cocok bagi anda yang fokus kepada dana.

Sistim Lepasan
Sistim ini digunakan kalau anda memiliki banyak waktu luang dan menyukai ornamen-ornamen tambahan. Anda mencari sendiri vendor-vendor pernikahan yang sesuai dengan selera anda, membicarakan rencana-rencana anda dan bernegosiasi dengan mereka. Dari sisi kualitas bisa lebih baik tetapi dari sisi biaya bisa lebih tinggi dibandingkan Paket Pernikahan. Disamping itu anda juga dituntut memiliki pengetahuan yang luas mengenai produk dan harga yang ditawarkan masing-masing vendor.

Jasa Wedding Organizer
Sistim ini sebenarnya perpaduan dari sistim paket pernikahan dan lepasan. Anda ingin suatu acara resepsi yang menarik namun waktu anda sangat terbatas atau anda tidak memiliki kemampuan teknis untuk melaksanakannya. Anda menghubungi Wedding Organizer dan membicarakan rencana resepsi pernikahan yang akan anda buat. Wedding Organizer ini yang nantinya akan membantu anda mencari vendor-vendor yang sesuai dengan acara yang ingin anda buat dan juga batasan dana yang telah anda tetapkan. Selain itu jasa yang ditawarkan oleh Wedding Organizer biasanya lebih luas daripada Paket Pernikahan. Ruang lingkupnya dimulai dari pembuatan konsep acara, penyusunan budget pernikahan dan proposal yang nantinya akan diajukan kepada anda untuk dimintai persetujuan. Selain itu Wedding Organizer membantu anda membuat design kartu undangan, dekorasi pernikahan, pemilihan souvenir, acara foto prewedding, meeting teknis persiapan dengan panitia pesta dan vendor serta koordinasi dengan panitia dan vendor yang terlibat pada saat acara pernikahan berlangsung. Dengan kemudahan-kemudahan yang ditawarkan tentunya anda juga dikenakan biaya tambahan untuk jasa Wedding Organizer tersebut.



Source: http://www.revy-weddingorganizer.blogspot.com/

SEKILAS TENTANG EVENT ORGANIZER

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi produk, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.

Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event dan penyelenggara acara yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas launching company.

Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bisnis bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.

Memang biasanya panitia acara dan pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?

Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO atau perusahaan dagang ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Sejarah Event Organizer

Di Indonesia pola kerja EO yang bis disebut juga sebagai jasa pesta sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia acara pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara.

Sedangkan istilah Event Organizer di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO.

Perusahaan bisnis seperti EO sendiri adalah penyelenggara acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan team work solidity.

Sedangkan peran EO adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut seperti event company, seminar perusahaan dan launching company lalu mengelolanya secara profesional.

EO: Ide Kreatif Dan Inovasi

"Acaranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren,pertunjukan musik yang indah" Pujian seperti itu kerap kali muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event Organizer".

Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas perusahaan bisnis EO. Bisa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita membutuhkan konsep event dan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang.

Dalam satu teamwork, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka.

Bekerja keras, karena panitia acara dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari "H" semua berjalan lancar.

Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kia bikin EO. Kunci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung banget mau bekerjasama dengan kita.Lewat proposal perusahaan yang oke kita gaet sponsor dan berusaha untuk dapat memuaskan mereka.

Membuat acara seminar yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waku yang relatif pendek, pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promotion product, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi yang lainnya.